Klachtenregeling

Spijtenburg Werving en Advies B.V., hierna Spijtenburg, streeft ernaar optimaal tegemoet te komen aan de wensen van haar klanten (flexwerkers, opdrachtgevers, directe en indirecte relaties). Ondanks dit streven kan het voorkomen dat een klant ontevreden is, wat kan leiden tot een klacht. Waar men werkt, maakt men fouten. Helaas, dat gebeurt. Echter door fouten en klachten serieus te nemen en ze te zien als een mogelijkheid om te verbeteren, blijven we werken aan het optimaliseren van onze dienstverlening en samenwerking.

Spijtenburg heeft een klachtenfunctionaris aangesteld. De klachtenfunctionaris is een medewerker waar de klachten binnenkomen, die de procedure bewaakt en de klachten uit naam van de directie afhandelt. De klachtenfunctionaris is het eerste aanspreekpunt. De directie van Spijtenburg is eindverantwoordelijk voor een goede afhandeling van de klacht.

Toepassingsgebied
De klachtenprocedure is van toepassing op alle uitingen van ongenoegen over contacten met Spijtenburg die niet onmiddellijk door de direct aangesprokene weggenomen kunnen worden.

Definitie van een klacht
Een klacht is een uiting van een klant waaruit blijkt dat de dienst(verlening) niet voldoet aan zijn verwachting.

Doel
Het op zorgvuldige en uniforme wijze registreren en afhandelen van klachten, het wegnemen van de oorzaken, en het nemen van adequate maatregelen om herhaling te voorkomen.

Wijze waarop een klacht gemeld kan worden
De klacht wordt per e-mail gemeld bij Spijtenburg via klachten@spijtenburg.nl  
De melding omvat een korte omschrijving van de klacht en het telefoonnummer waarop de klant te bereiken is.

• Ontvangst en registratie
  De klachtenfunctionaris registreert de klacht.
• Contact
  De klachtenfunctionaris neemt binnen twee werkdagen contact op met de klant en streeft ernaar de klacht direct op te lossen of stemt af welke maatregelen er worden getroffen om de klacht zo snel mogelijk af te handelen.
• Bespreking medewerker
  De klacht wordt door klachtenfunctionaris besproken met de desbetreffende medewerker.
• Afsluiting en documentatie van de klacht
  Als de klacht naar behoren is afgehandeld, wordt deze afgesloten.
• Rapportage en analyse
  Per kwartaal wordt een totaalrapportage gemaakt van alle klachten die bij Spijtenburg zijn binnengekomen en opgenomen in een analyse. Jaarlijks wordt hierover aan de directie gerapporteerd en advies uitgebracht m.b.t. bijsturing en eventueel noodzakelijke preventieve maatregelen.