Op 24 augustus 2020 startte ik met mijn nieuwe baan, Hoofd Bedrijfsvoering bij Signum. Dat betekende dat ik begin juli succesvol werd geselecteerd en gepresenteerd door Spijtenburg.
“Signum is een organisatie voor bijzonder (primair) onderwijs, bestaande uit authentieke scholen, die vanuit waardenbewustzijn met eigenzinnig onderwijs willen bijdragen aan de ontwikkeling van zelfbewuste en initiatiefrijke kinderen. Iedere dag opnieuw – van bestuurskantoor tot groepsruimte – laten wij ons inspireren door onze kernwaarden - 'vertrouwen, verbinden en ondernemen'.”
Hoe waren de eerste dagen?
Natuurlijk had ik op de eerste dag een afspraak met mijn leidinggevende en stapte dat gesprek in met het idee om meteen duidelijk in te ‘zoomen’ op de opdracht die er voor mij lag of wat er van mij verwacht werd op het gebied van bedrijfsvoering. Daarover had ik wel al een idee gekregen tijdens de sollicitatiegesprekken, maar daarover had ik ook mijn eigen ideeën op basis van mijn eigen ervaring in eerdere functies en mijn opvattingen over bedrijfsvoering.
Concreet moest ik me gaan richten op de financiële administratie, de personeels- en salarisadministratie en de (planning en) control. Van die administraties was de basis georganiseerd, die middels een project ‘Basis op Orde’ was geïmplementeerd. Aan mij de opdracht om vanaf die basis verder te gaan werken naar verbetering en integratie van die administraties en control. Daarnaast werd de samenwerking met de andere hoofden (Kwaliteit en HR) en het College van Bestuur op het ‘zogenaamde’ bestuurskantoor als belangrijk speerpunt besproken. Al snel bleek dat er geen sprake van was een introductieprogramma en daar was ik blij om. Ik hou er niet van om langs een geselecteerde lijst van personen te gaan die daardoor mogelijk een standaard praatje gaan houden. Dus bestond de gelukkige omstandigheid dat ik zelf de personen kon benaderen die ik wilde spreken omdat ik er mee samen moest gaan werken of omdat ik het belangrijk vond om kennis over de organisatie op te halen.
De eerste dagen heb ik dus vele afspraken gemaakt en gehad met een grote diversiteit aan mensen om informatie op te halen over de organisatie en de mensen om op basis daarvan een beeld te krijgen van de processen, systemen en mensen in de verschillende administraties, het primaire proces, de ondersteunende processen en de besturende processen. En ik schrijf dat bewust hier zo op omdat in mijn visie over bedrijfsvoering al die processen, systemen en mensen onderdeel zijn van de bedrijfsvoering van de organisatie. Bedrijfsvoering is dus niet een afdeling binnen een organisatie, maar veel meer en breder dan dat. Gelukkig was dat ook de opvatting van mijn leidinggevende. En na de eerste twee/drie weken heb je dan op hoofdlijnen een beeld van de organisatie, de mensen, de processen en de systemen.
Wat volgde er na de eerst twee weken?
Met de opgedane kennis en beelden van de eerst twee/drie weken ging ik aan de slag om onderdeel te worden van de processen en systemen en afdeling(en) waar ik verantwoordelijk voor was/werd. Dat betekende dat ik processen en systemen in de financiële – en personele administratie ging opzoeken en doorlopen. Datzelfde deed ik voor het planning- en controlsysteem door middel van de begrotingscyclus en de managementrapportages. Daarmee kwam ik in een fase terecht waarin ik veel vragen ging stellen over zaken die voor mij niet logisch of begrijpelijk waren.
Omdat ik op zoek was naar spelregels en kaders waarbinnen ik moest opereren en mijn verantwoordelijkheid moest nemen stelde ik veelvuldig de vraag: ‘Welke afspraken zijn daarover gemaakt?’ En dan zie je, zoals bij veel organisaties die ik heb gezien, dat die afspraken vaak nog niet helder (genoeg) zijn en dat er behoefte is om daar wel duidelijkheid over te krijgen. Ook hier is van toepassing dat de mensen in de organisatie werken op routines die ontstaan zijn vanuit vaak een pragmatische bril. En 80% van die routines zijn en werken goed, maar in 20% van de gevallen, als er een afwijking ontstaat, werken die routines niet meer omdat de reden en het doel van de werkwijze uit het oog zijn verloren.
Kortom: De tweede fase van mijn nieuwe werk(en) bestond uit het doorgronden van processen, systemen en mensen binnen de organisatie en op basis daarvan een beeld vormen over de huidige situatie van de bedrijfsvoering van en in de organisatie. En ik heb het als prettig en nuttig ervaren dat ik met verschillende personen kon sparren over de vragen en inzichten die ik daarbij had opgedaan en de openheid die er was om te (h)erkennen dat er veel zaken waren die goed liepen, maar dat er ook zaken zijn die verbeterd kunnen worden. En daarin herken je dan toch een onderwijsorganisatie die ontwikkel- c.q. verbetergericht is. Voor mij een prettige omgeving.
Hoe is het nu?
Op basis van mijn ervaringen die ik hiervoor heb beschreven heb ik een beeld kunnen vormen van de processen, systemen en mensen van de organisatie en heb ik ook voor ogen welke zaken ik de komende maanden ga aanpakken als het gaat om de opdracht die er ligt voor Hoofd Bedrijfsvoering van Signum. Dat gaat over verbetering van processen, het afstemmen van processen en afdelingen, het vastleggen van afspraken en het meest belangrijke: de mensen betrekken en meenemen in dat proces. En daarbij steeds blijven toetsen in gesprekken of ik de juiste dingen aan het doen ben. Dat is de manier waarop ik graag werk en die werkwijze wordt gewaardeerd binnen Signum.
Ludo de Bie, 6 november 2020
Lessons learned (toelichting Angelica Bus)
Ludo is vanuit zijn menszijn op stap gegaan en heeft de eerste dagen vooral vragen gesteld. Open, vanuit nieuwsgierigheid. Wel had hij voor zichzelf voor ogen dat bedrijfsvoering niet sec een afdeling is, maar dat iedereen daaraan een bijdrage levert. Hij ‘richtte’ zijn beeld van de organisatie door vanuit een open mind vragen te stellen.
In de paar weken daarna stelde hij bewust vragen om daarmee helder te krijgen waarom zaken lopen zoals deze zijn ingericht. Daarop merkte hij dat processen en procedures weliswaar helder waren, maar dat zaken nog niet voor iedereen helder genoeg waren. Daarmee invulling gevend aan het ‘inrichten’ van eenduidige procedures. Hetgeen ook zeker nodig is in een begrotingsproces.
En nu is voor hem de fase van het ‘verrichten’ aangebroken. Door mensen te betrekken en mee te nemen in het proces en blijven te toetsen of de juiste dingen worden gedaan, maak het mensen mede eigenaar van de bedrijfsvoeringsprocessen. Wat een mooi voorbeeld voor anderen van het gaandeweg vorm en inhoud geven aan een professionele organisatie!
